第五章 许可证书的进、出库台账登记与使用
第二十一条 发证机构应建立各类许可证书的进、出库台账登记制度。
第二十二条 发证机构原则上应分设许可证书保管人员与许可证书领用人员。
第二十三条 领取许可证书时，保管人员和领用人员应同时在场对许可证书逐一清点，并填写《商务部进出口许可证书进、出库台账登记表》（见附件3，以下简称登记表），经保管人员和主要负责同志签字后方可使用。登记表应由许可证书保管人员妥善保管。
第二十四条 领取许可证书时，如发现有缺号、错号、纸张缺页、流水号不连续、无防伪标记等印制错误，应立即封箱，报告主要负责同志，并对检验情况进行书面记录，由保管人员及主要负责同志签字后，连同该箱许可证书一同报许可证局处理。
第二十五条 发证机构在启用各类许可证书时，须在空白证书管理系统中进行使用登记。
第二十六条 对印制错误且已发运到发证机构的许可证书，发证机构应退回许可证局，由许可证局按废证予以登记处理。
对库存期间因火烧、水浸、蛀蚀等造成许可证书损毁的，发证机构应立即书面报许可证局，并将受损证书按废证予以登记处理。
对打印错误和签发之日起20个工作日内未领取的许可证书，发证机构应予撤销，并按废证予以登记处理。
第二十七条 对在保管、使用过程中产生的废证，发证机构须在空白证书管理系统中进行废证登记。
第六章 许可证书的调剂与遗失的处理
第二十八条 地方商务主管部门或特办之间不得擅自相互借用各类许可证书。特殊情况下，确需临时借用许可证书，须由申请使用方向许可证局提出书面申请，许可证局审核并协商双方同意后统一安排调剂，并在空白证书管理系统中登记调剂信息。
第二十九条 同一地方商务主管部门设立的延伸打印终端间的许可证书调剂由该商务主管部门自主安排，并在空白证书管理系统进行相应登记。
第三十条 许可证书在仓储、运输、保管、使用过程中发生遗失的，相关部门均应立即将有关情况书面报许可证局。
第七章 许可证书的核查
第三十一条 发证机构每季度应对许可证书进行清点核对，核查许可证书的种类、数量等出入库登记与实际使用情况是否相符。
第三十二条 发证机构发现许可证书出入库登记与实际使用情况不符的，应立即查找原因，追究相关责任，采取必要防范和整改措施，同时书面报许可证局。
第三十三条 发证机构应于每年一月底前填写上一年度《商务部进出口许可证书使用情况登记表》（见附件4），并报许可证局。
第八章 许可证书的销毁
第三十四条 对因改版而过期的空白许可证书，发证机构须在《商务部过期空白进出口许可证书封存/销毁登记表》（见附件5）上登记，经主要负责同志审核无误后封存。
新版许可证书启用当年，经报上级主管部门分管负责同志批准，旧版空白许可证书按保密文件销毁规定予以销毁，并在《商务部过期空白进出口许可证书封存/销毁登记表》上如实登记。有关销毁的请示签批件及销毁清单须留存备查。销毁情况报许可证局。
第三十五条 发证机构应将废证在《商务部进出口许可证书废证封存/销毁登记表》（见附件6）上登记，经主要负责同志审核后封存。废证保存期为两年。