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行政部工作流程

发布时间:2019-04-18 02:11:32

一、办公用品领用

1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要(见附表1),向本部门兼职内勤提出申请,由内勤统一向行政部签字领取。

2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购,特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。

3、办公用品费用每月摊销一次,如费用超出预算,由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品,并在下一期预算中扣除超出部分。

4、员工离职时,应认真清点办公用品,到行政部填写交接清单并签字。

5、公司办公用品每月1日、15日发放2次,其余时间如急需领取办公用品须部门经理签字确认。

二、   印签管理

1、公司印章刻制均须报总裁批准,由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。

2、下属企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章,但须经总裁批准。

3、各部门印章由各部门指定专人负责保管;印章使用及保管须有记录,不能委托他人代管。

4、用印人填写用印登记簿,注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。

5、经分管副总裁在该表上签批后方可盖印。

三、复印

1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责,未经行政部确认,各部门不得私自拿到公司外复印。

2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记。

3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销,复印机维修费用根据比例每季度摊销。

4、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符,除责成其重新填写外,将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。

5、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件,行政部一经发现,有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。

四、 传真收发

1、公司与外界联系需对方发送传真时,尽量要求对方注明本公司具体收件人,以便行政部及时分发。

2、行政部收到传真后,在传真接收台帐上登记,并负责通知收件人及时领取及签字确认。

3、行政部每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。

五、 信件收发

1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括:文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记,以及特殊文件资料的递送。

2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。

3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。

4、对贵重物品、汇款、邮包,要进行专门登记,并及时通知个人签字领取。

5、 对投递错误的邮件,应及时退回或设法转移。

六、 名片管理

1、 公司名片格式统一化,由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。

2、印制名片申请者填写名片印刷申请单,经部门领导签字后交由行政部负责印制。

3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符,姓名、联系办法等需确认无误。

4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。

5、自确认名片内容起,一周内到行政部领取。

6、名片印制费用每季度摊销一次。

七、公司设备申请流程

为加强我公司固定资产管理,规范管理工作程序,提高资产的使用效率,杜绝浪费;参照《行政事业单位国有资产管理办法》(国管财字【2000】32号)规定,结合我公司实际情况,特制定我公司设备申请流程:

(一)原则:

讲究计划性和成本效益,以物质资源供给的有序性,保证公司职能的按计划完成:

1. 配发过程中,是否供应,供应多少,要以客观需要为依据,而不是单纯的级别;

2.要考虑实际可能的收益(对工作的推动),而不是不计工本,不问效果,一定要保证重点,分清缓急,把有限的资源用在“刀刃”上;

3. 要使库存保持合理的限度(基本上无闲置的资产),注意提高资金的有效利用率。

(二)、具体流程:

1.各部门根据各自工作的实际情况和预算计划,提出切实可行的申请要求(内容具体翔实、理由充分),经部门经理和分管副总签字同意后,抄送给行政部。

2.行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实,并对各部门要求从真正的客观需求出发,遵循设备申请原则,提出解决建议和意见(调拨或购买)。